Kebijakan Penggunaan AI di Perusahaan: Isi Minimum dan Contoh Aturan untuk Karyawan

Karyawan Anda kemungkinan besar sudah memakai AI generatif untuk pekerjaan sehari-hari: merangkum rapat, menulis email, menerjemahkan dokumen, atau membuat rumus spreadsheet. Pertanyaannya bukan lagi boleh atau tidak, melainkan data apa yang boleh dimasukkan, alat mana yang boleh dipakai, dan siapa yang bertanggung jawab ketika hasilnya keliru.

Kebijakan penggunaan AI menjawab ketiga pertanyaan itu secara tertulis. Dokumennya tidak perlu tebal. Dua sampai empat halaman yang benar-benar dibaca jauh lebih berguna daripada pedoman panjang yang disimpan di folder. Di bawah ini isi minimum yang perlu ada, contoh aturan yang bisa langsung Anda sesuaikan, dan cara menjalankannya agar tidak berhenti sebagai dokumen.

Mengapa larangan total jarang berhasil

Sebagian perusahaan memilih melarang AI sama sekali. Hasilnya hampir selalu sama: karyawan tetap memakainya, hanya saja lewat akun pribadi di ponsel masing-masing. Data perusahaan keluar tanpa catatan, dan tidak ada yang tahu alat apa yang dipakai. Lebih aman mengizinkan dengan aturan yang jelas dan menyediakan alat yang disetujui, sehingga jalur yang benar juga menjadi jalur yang paling mudah.

Isi minimum kebijakan penggunaan AI

1. Tujuan dan cakupan. Berlaku untuk siapa (karyawan, kontraktor, peserta magang) dan untuk alat apa: aplikasi chat AI, fitur AI di aplikasi kantor, dan AI yang tertanam di sistem perusahaan.
2. Klasifikasi data. Data apa yang boleh dimasukkan ke alat apa.
3. Daftar alat yang disetujui, beserta cara mengajukan alat baru.
4. Pemakaian yang dilarang.
5. Verifikasi dan tanggung jawab atas hasil AI.
6. Keterbukaan kepada pelanggan ketika mereka berinteraksi dengan AI.
7. Pelaporan insiden, misalnya data yang tidak sengaja dimasukkan.
8. Pemilik kebijakan dan jadwal peninjauan.

Klasifikasi data: inti dari kebijakan

Sebagian besar risiko AI generatif di kantor sebenarnya risiko data. Karena itu, bagian terpenting kebijakan adalah pembagian data yang mudah diingat. Empat kelas biasanya cukup:

• Publik. Informasi yang memang sudah dipublikasikan, seperti isi situs web atau brosur. Boleh dipakai di alat mana pun yang disetujui.
• Internal. SOP, memo umum, materi pelatihan. Boleh dipakai di alat yang disetujui dengan akun perusahaan.
• Rahasia. Kontrak, harga khusus pelanggan, laporan keuangan, rencana strategis, dan source code. Hanya boleh di alat yang disetujui khusus untuk kelas ini, atau tidak sama sekali.
• Data pribadi. Nama, nomor telepon, alamat, dan data lain yang mengidentifikasi pelanggan atau karyawan. Tidak boleh dimasukkan ke alat AI umum. Data pribadi yang bersifat spesifik, seperti data kesehatan, biometrik, data anak, dan data keuangan pribadi, perlu perlakuan paling ketat.

Kelas data pribadi berkaitan langsung dengan UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Perusahaan Anda bertanggung jawab sebagai pengendali data atas pemrosesan yang dilakukan karyawannya, termasuk ketika data itu dimasukkan ke layanan AI. UU yang sama juga mengatur syarat transfer data pribadi ke luar negeri, dan banyak layanan AI memproses data di luar Indonesia. Karena itu, untuk setiap layanan AI yang memproses data pribadi, catat dasar pemrosesannya, lokasi datanya, dan siapa yang bertanggung jawab di perusahaan Anda.

Contoh aturan untuk karyawan

Aturan yang efektif ditulis sebagai kalimat perintah yang konkret. Contoh yang bisa Anda sesuaikan:

• Gunakan akun AI perusahaan, bukan akun pribadi, untuk semua pekerjaan kantor.
• Jangan memasukkan data pribadi pelanggan atau karyawan ke alat AI umum. Samarkan nama, nomor telepon, dan alamat sebelum meminta bantuan merapikan teks.
• Jangan memasukkan kontrak, dokumen berlabel rahasia, atau source code, kecuali ke alat yang disetujui untuk kelas data itu.
• Periksa setiap angka, nama, kutipan, dan rujukan peraturan yang dihasilkan AI sebelum dipakai.
• Tulisan hasil AI yang dikirim ke pelanggan harus dibaca dan disetujui oleh orang yang mengirimnya.
• AI tidak boleh dipakai untuk menilai, menyaring, atau memutuskan sesuatu tentang kandidat dan karyawan tanpa persetujuan HR dan pemilik kebijakan.
• Bila Anda tidak sengaja memasukkan data yang dilarang, laporkan di hari yang sama. Laporan cepat tidak akan dihukum.
• Ajukan alat AI baru kepada pemilik kebijakan sebelum dipakai untuk pekerjaan.

Contoh kasus: boleh atau tidak

Lampiran berisi contoh kasus membuat kebijakan jauh lebih mudah dipahami. Beberapa contoh yang sering muncul:

• Staf pemasaran meminta AI merapikan draf artikel untuk situs web. Boleh. Isinya akan dipublikasikan, jadi termasuk kelas publik, asalkan fakta dan angkanya diperiksa ulang.
• Admin menyalin daftar pelanggan lengkap dengan nomor telepon untuk dibuatkan pesan promosi. Tidak boleh di alat umum. Buat templat pesannya dengan AI tanpa data pelanggan, lalu kirim lewat sistem perusahaan.
• Bagian keuangan meminta AI menjelaskan rumus spreadsheet. Boleh, selama yang dibagikan adalah rumusnya, bukan isi laporan keuangannya.
• Manajer meminta AI meringkas kontrak dengan pemasok. Hanya boleh di alat yang disetujui untuk kelas rahasia. Bila belum ada, ringkas sendiri.
• Rekrutmen meminta AI mengurutkan CV pelamar. Tidak boleh tanpa persetujuan HR dan pemilik kebijakan, karena menyangkut data pribadi dan keputusan tentang orang.

Alat yang disetujui: apa yang perlu diperiksa

Sebelum sebuah alat masuk daftar, periksa beberapa hal berikut, dan catat jawabannya:

• Apakah data yang dimasukkan dipakai untuk melatih model penyedia, dan apakah bisa dimatikan.
• Di mana data diproses dan disimpan, dan berapa lama.
• Apakah tersedia akun organisasi, sehingga admin bisa mengelola pengguna dan mencabut akses saat karyawan keluar.
• Apakah ada catatan pemakaian yang bisa ditinjau.
• Apakah tersedia perjanjian pemrosesan data yang memadai untuk kelas data yang akan dipakai.

Verifikasi dan tanggung jawab

Prinsipnya sederhana: orang yang memakai hasil AI bertanggung jawab atas hasil itu. AI bisa terdengar sangat yakin padahal keliru, terutama soal angka, nama, dan rujukan aturan. Untuk pekerjaan berisiko tinggi seperti dokumen hukum, perhitungan pajak, atau keputusan keuangan, wajibkan pemeriksaan oleh orang yang kompeten di bidangnya sebelum hasilnya dipakai.

Keterbukaan kepada pelanggan

Bila pelanggan berbicara dengan asisten AI, misalnya di WhatsApp atau situs web, beri tahu mereka dan sediakan jalan mudah untuk berbicara dengan manusia. Ini sejalan dengan nilai yang dimuat Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 9 Tahun 2023 tentang Etika Kecerdasan Artifisial, yang menjadi pedoman etika bagi pelaku usaha dan penyelenggara sistem elektronik.

AI di dalam sistem perusahaan

Kebijakan juga perlu mencakup AI yang bekerja di dalam sistem, bukan hanya aplikasi chat. Agen AI yang membalas pesan, menyiapkan tagihan, atau memperbarui data pelanggan perlu batas yang tertulis: tindakan mana yang boleh dijalankan sendiri, mana yang menunggu persetujuan, dan di mana semua tindakannya tercatat. Sebagai contoh, di Polynusa Autopilot tindakan penting agen AI menunggu persetujuan manusia dan setiap tindakan tercatat. Bila Anda sedang menguji AI untuk satu pekerjaan tertentu, rancang ujinya dengan panduan proof of concept AI.

Menjalankan kebijakan agar tidak berhenti di folder

• Tunjuk satu pemilik kebijakan yang menjawab pertanyaan dan memutuskan alat baru.
• Adakan sesi pengenalan singkat dengan contoh nyata dari pekerjaan tiap bagian: mana yang boleh dan mana yang tidak.
• Minta setiap karyawan menyatakan sudah membaca, termasuk karyawan baru saat orientasi.
• Kumpulkan contoh kasus dari pertanyaan yang masuk dan tambahkan ke lampiran.
• Tinjau berkala, karena alat dan fiturnya berubah cepat.

Mulailah dari draf dua halaman, uji dengan satu atau dua bagian, lalu perbaiki. Bila Anda ingin kebijakan ini disusun bersama pemetaan pekerjaan yang layak dibantu AI, lini AI Consulting kami menyerahkan hasilnya secara tertulis beserta estimasi biaya.