Menulis Brief Proyek Software yang Membuat Penawaran Vendor Bisa Dibandingkan

Hampir setiap perusahaan yang pernah memesan software mengalami hal ini. Tiga vendor diminta membuat penawaran. Satu menawar dengan angka kecil dan waktu singkat, satu lagi tiga kali lipatnya, yang ketiga di tengah dengan daftar fitur yang berbeda dari dua lainnya. Tidak ada cara adil untuk membandingkan, sehingga keputusan diambil dari kesan saat presentasi.

Perbedaan sebesar itu jarang terjadi karena salah satu vendor curang. Biasanya setiap vendor membayangkan proyek yang berbeda, karena brief yang mereka terima memberi ruang tafsir terlalu luas. Brief proyek software yang baik mempersempit ruang itu, sehingga perbedaan harga mencerminkan perbedaan cara kerja, bukan perbedaan pemahaman.

Mengapa brief lebih penting daripada daftar fitur

Banyak brief hanya berisi daftar fitur: login, dasbor, laporan, notifikasi. Daftar seperti itu terlihat lengkap tetapi menyembunyikan hampir semua hal yang menentukan biaya. "Laporan" bisa berarti satu tabel yang bisa diunduh, atau puluhan laporan dengan filter, hak akses, dan jadwal kirim otomatis. Vendor yang membaca daftar fitur akan mengisi kekosongan dengan asumsinya sendiri.

Brief yang baik menjelaskan masalah, pengguna, dan alur kerja. Fitur adalah turunan dari ketiganya.

Bagian-bagian brief yang perlu ada

1. Latar belakang dan tujuan bisnis

Jelaskan dalam beberapa paragraf: apa yang sedang terjadi sekarang, apa masalahnya, dan apa yang ingin dicapai. Sertakan ukuran keberhasilan yang bisa diperiksa, misalnya waktu proses pesanan yang lebih singkat atau laporan yang tersedia di hari yang sama.

2. Pengguna dan peran

Siapa saja yang akan memakai sistem, berapa banyak, dan apa yang boleh dilakukan masing-masing. Contoh: admin gudang yang mencatat barang masuk, kepala cabang yang menyetujui permintaan, pemilik yang hanya membaca laporan. Hak akses adalah sumber biaya yang sering diremehkan.

3. Alur kerja utama

Uraikan tiga sampai lima alur kerja terpenting langkah demi langkah, termasuk siapa melakukan apa dan apa yang terjadi saat ada pengecualian. Alur kerja yang ditulis seperti ini jauh lebih jelas bagi vendor daripada daftar layar.

4. Data

Data apa yang dikelola, kira-kira berapa banyak, dan dari mana asalnya. Apakah ada data lama yang harus dipindahkan, dalam format apa, dan seberapa bersih kondisinya? Migrasi data sering menjadi pekerjaan tersembunyi yang besar.

5. Integrasi

Daftar sistem lain yang harus terhubung: aplikasi akuntansi, pembayaran, layanan pesan, sistem gudang, atau perangkat. Untuk setiap integrasi, sebutkan arah data dan seberapa sering datanya harus mengalir.

6. Batasan dan kebutuhan non-fungsional

Hal-hal yang tidak terlihat sebagai fitur tetapi menentukan biaya:

• Perangkat yang dipakai pengguna, misalnya ponsel di lapangan dengan sinyal lemah.
• Bahasa antarmuka.
• Kebutuhan keamanan dan siapa yang boleh mengakses data apa.
• Target ketersediaan sistem dan jam operasional.
• Aturan yang berlaku untuk data Anda, misalnya data pribadi pelanggan.

7. Yang tidak termasuk

Tuliskan secara eksplisit apa yang tidak termasuk dalam proyek ini. Bagian ini mencegah vendor memasukkan pekerjaan yang tidak Anda butuhkan, dan mencegah perselisihan di kemudian hari.

8. Kriteria selesai dan pemeliharaan

Bagaimana proyek dinyatakan selesai: uji penerimaan seperti apa, siapa yang menguji, dan dengan data apa. Lalu apa yang terjadi setelahnya: siapa yang memperbaiki gangguan, berapa lama waktu tanggapnya, dan bagaimana perubahan kecil ditangani.

Cara meminta penawaran agar bisa dibandingkan

Setelah brief siap, minta setiap vendor menjawab dengan format yang sama:

1. Pemahaman mereka atas masalah, dalam kata-kata mereka sendiri. Jawaban ini cepat menunjukkan vendor mana yang benar-benar membaca brief.
2. Rincian pekerjaan per bagian, dengan estimasi waktu untuk masing-masing.
3. Asumsi yang mereka pakai, terutama untuk hal yang tidak dijelaskan di brief.
4. Biaya pembangunan dan biaya pemeliharaan yang dipisahkan.
5. Tim yang akan mengerjakan dan peran masing-masing.
6. Risiko yang mereka lihat dan cara mengatasinya.

Dengan format yang sama, Anda bisa membandingkan bagian per bagian. Ketika satu vendor jauh lebih murah di satu bagian, Anda bisa bertanya mengapa, dan jawabannya sering mengungkap asumsi yang berbeda.

Contoh potongan brief yang baik

Sebagai contoh, bandingkan dua cara menulis kebutuhan laporan untuk sistem distribusi.

Versi yang kurang jelas: "Sistem memiliki fitur laporan penjualan."

Versi yang jelas: "Kepala cabang melihat laporan penjualan harian cabangnya sendiri, per produk dan per sales, yang bisa diunduh sebagai spreadsheet. Pemilik melihat ringkasan semua cabang setiap pagi pukul tujuh lewat email. Data yang dipakai adalah transaksi dari aplikasi kasir yang sudah berjalan, sekitar beberapa ratus transaksi per cabang per hari."

Versi kedua menjawab siapa pengguna laporan, data apa yang dipakai, seberapa sering, dari mana sumbernya, dan dalam format apa hasilnya. Dengan informasi itu, tiga vendor akan menawar pekerjaan yang hampir sama, dan perbedaan harga di antara mereka menjadi bisa dijelaskan.

Tahapkan proyek besar

Jika proyek besar dan banyak ketidakpastian, pertimbangkan membaginya menjadi dua tahap: tahap penemuan yang singkat untuk memperjelas alur kerja, data, dan integrasi, lalu tahap pembangunan berdasarkan hasil penemuan itu. Biaya tahap pertama kecil dibandingkan risiko membangun hal yang salah.

Kesalahan yang sering terjadi

Menyalin fitur dari aplikasi lain. Fitur yang cocok untuk bisnis lain belum tentu cocok untuk alur kerja Anda.

Tidak melibatkan pengguna. Brief yang ditulis tanpa bertanya kepada orang yang akan memakai sistem hampir selalu melewatkan pengecualian penting.

Memilih hanya dari harga terendah. Penawaran termurah sering memiliki asumsi paling sempit, dan selisihnya muncul kembali sebagai permintaan perubahan.

Melupakan pemeliharaan. Software yang selesai dibangun tetap perlu dirawat, diperbarui, dan disesuaikan.

Bagaimana Etzal Group membantu

Etzal Group membangun platform dan aplikasi custom melalui lini Enterprise Software, dengan model proyek plus pemeliharaan. Jika Anda belum yakin apa yang harus masuk ke brief, paket AI Consulting menghasilkan pemetaan proses tertulis dan estimasi biaya yang bisa langsung dipakai sebagai dasar brief, termasuk untuk dibandingkan dengan vendor lain. Untuk proyek yang lebih kecil seperti situs perusahaan, lihat juga paket website.